Podpis elektroniczny staje się coraz bardziej powszechnym narzędziem w obiegu dokumentów, jednak jego stosowanie przez cały czas napotyka na pewne wyzwania.
Wiele osób weryfikujących dokumenty nie potrafi odpowiednio ocenić ważności podpisu elektronicznego, co prowadzi do błędnych żądań, takich jak prośby o dodatkowe potwierdzenie w formie odręcznego podpisu i przesłania skanu lub zdjęcia dokumentu. Takie działania nie tylko wprowadzają chaos, ale również zniechęcają do stosowania rozwiązań podpisu elektronicznego.
Wizualizacja podpisu – niepotrzebne zamieszanie?
Warto zrozumieć, iż wizualizacja podpisu elektronicznego – czyli dodanie graficznego znacznika w treści dokumentu – nie jest wymagana prawnie ani technicznie. Jej obecność nie decyduje o tym, czy dokument rzeczywiście został podpisany, a tym bardziej, czy jest zgodny z wymogami prawnymi, np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).
Kluczowym elementem jest weryfikacja podpisu elektronicznego, dzięki dedykowanych narzędzi do weryfikacji podpisu, które informują o rodzaju i statusie podpisu elektronicznego. Narzędziem do weryfikacji podpisu mogą być zarówno darmowe, jak i płatne rozwiązania, które umożliwiają sprawdzenie integralności dokumentu, tożsamości podpisującego oraz zgodności z wymogami prawnymi.
Edukacja użytkowników
Największym wyzwaniem w korzystaniu z podpisów elektronicznych jest brak świadomości użytkowników, w tym osób weryfikujących dokumenty. Komunikaty typu: „Nie widać podpisu, proszę podpisać manualnie” wynikają z niezrozumienia, iż podpis elektroniczny to coś więcej niż widoczny symbol – to dane elektroniczne dołączane lub powiązane z podpisywanym dokumentem, tak aby jednoznacznie powiązać dokument z podpisującym.
Jak poprawnie weryfikować podpis?
Zamiast wymagać wizualizacji podpisu, warto nauczyć się prawidłowego sposobu jego weryfikacji. W naszym artykule „Weryfikacja podpisu elektronicznego – jak przeprowadzić ją prawidłowo” znajdziesz szczegółowe wskazówki dotyczące korzystania z narzędzi weryfikacyjnych, które pozwalają w pełni wykorzystać potencjał podpisów elektronicznych.
Narzędzia którymi zweryfikujesz podpis
- Aplikacja Adobe Acrobat Reader – dla dokumentów podpisanych w PDF
- Serwis WebNotarius Certum
- Aplikacja proCertum SmartSign
- Aplikacja Szafir do weryfikacji
- Serwis weryfikacjapodpisu.pl
- Aplikacja PEM-HEART
- Usługa weryfikacji Eurocert
- Usługa walidator Autenti
- Aplikacja Sigillum Sign
Podsumowanie
Podsumowując, wizualizacja podpisu elektronicznego nie jest konieczna, a jej brak nie oznacza, iż dokument nie został podpisany. Wizualizacja ma charakter wyłącznie informacyjny.
Data publikacji: 29.01.2025
