Efektywne zarządzanie szkołą

Aby dyrektor mógł realizować z rozmysłem swoje najważniejsze zadania, musi dysponować tym, o co najtrudniej w dyrektorskiej pracy − czasem. Co zrobić, by go zyskać i stać się liderem nauczania?

Rola dyrektora szkoły w systemie edukacji jest kluczowa. To dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników, prowadzi nadzór pedagogiczny, odpowiada za finanse, zarządza nieruchomością i zajmuje się administracją. Zadania te związane są głównie z planowaniem, organizowaniem, decydowaniem i kontrolą działań. I zajmują dużo czasu oraz uwagi.

Tymczasem zarządzanie szkołą jest czymś innym niż przywództwo edukacyjne, które powinno być istotą dyrektorskiej pracy. Takie przywództwo związane jest z wytyczaniem wizji, koncentracją na rozwoju nauczycieli, tworzeniem środowiska sprzyjającego uczeniu się, budowaniem relacji w zespole czy motywowaniem jego członków i członkiń. Co zrobić, by móc w pełni zaangażować się w te działania? W największym skrócie: zacząć od wprowadzania małych zmian.

Mała zmiana, czyli jaka?

To niewielkie, ale celowe działanie, które ma usprawnić funkcjonowanie szkoły. Stosunkowo łatwo je wprowadzić bez wywracania do góry nogami obecnego porządku. Efekty mogą okazać się trudne do przecenienia.

Warto jednak pamiętać, iż każda zmiana powinna służyć celom strategicznym szkoły. Małe zmiany wprowadzane w perspektywie pięciu lat przestają być małe, bo razem pozwalają dyrektorowi, nauczycielom, rodzicom i uczniom przenieść w inne miejsce.

Wprowadzenie małej zmiany organizacyjnej, która usprawnia pracę dyrektora albo w jakiś sposób szkoły, daje poczucie sukcesu – tak twierdzi Justyna Franczak, dyrektorka Szkoły Podstawowej nr 36 w Katowicach. I dodaje: To ważne w kontekście budowania własnej motywacji do wprowadzania zmian w ogóle.

W ramach Studiów Podyplomowych Liderów Oświaty, które prowadzi Centrum Edukacji
Obywatelskiej, słuchacze już na pierwszym zjeździe przyglądają się swoim codziennym zadaniom. Sprawdzają, co angażuje ich najbardziej zastanawiają się, co mogą zmienić w organizacji swojej pracy. Nazywamy tę praktykę budżetem czasu dyrektora. Budżet ten jest ograniczony, dlatego należy dysponować nim z rozwagą.

Wprowadzenie małej zmiany organizacyjnej, która usprawnia pracę dyrektora […], daje poczucie sukcesu

By nie tracić czasu, poddaj refleksji swój sposób pracy

Zmiana w organizacji pracy szkoły musi być poprzedzona zmianą w postawie i stylu zarządzania samego lidera oraz przeglądem działań. Na początku warto poddać refleksji obecny sposób pełnienia funkcji. Pomocne mogą okazać się pytania:

• Jakie obowiązki najczęściej mnie zajmują? Ile czasu w ciągu dnia im poświęcam?
• Z jakich zadań mogę zrezygnować?
• Co utrudnia moją pracę?
• Jak zracjonalizować i zmniejszyć te obciążenia?
• Jakie zadania mogę delegować? Na czyje wsparcie mogę liczyć?

Jak twierdzi Tim Brighouse, […] każdy dyrektor jest świadomy, jak pokawałkowany jest jego dzień pracy: przerzuca się od jednej czynności do drugiej, czasami w ogromnym tempie. Efektywni dyrektorzy widzą tę tendencję, ale bronią się przed gorączkową bieżączką. Wiedzą, iż być może tego dnia nie uda się znaleźć czasu w realizację wszystkich planowanych zamierzeń, ale w ciągu tygodnia – tak. Zakłócenia są nieuniknione, na dłuższą metę jednak można obronić się przed nimi.

Wyznacz jeden dzień w tygodniu na spotkanie ze współpracownikami

Od dłuższego czasu organizuję tzw. „poniedziałki dyrektorskie”, czyli poranne spotkania z dyrektorem i z liderami zespołów zadaniowych − mówi Eliza Wróblewska-Hencel, wicedyrektorka Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Malechowie. Przyglądamy się wówczas zadaniom na dany tydzień i ustalamy podział odpowiedzialności. Kiedy wiemy, kto za co odpowiada, skuteczniej planujemy pracę. Takie krótkie spotkanie w gronie najbliższych współpracowników ogranicza też czas poświęcany na konsultacje w tygodniu.

Wicedyrektora przyznaje, iż wiedza o tym, czym ma się zająć w najbliższym czasie, pomaga ustalać priorytety i tym samym ogranicza stres. Lubię organizować swoją pracę w formie tabeli. Pomaga mi to „widzieć” najważniejsze zadania. Zerkam na tablicę zawieszoną przy biurku, na której mam spisane te zadania z podziałem na dziś, ten tydzień i miesiąc, i dzięki temu wiem, czym koniecznie muszę się zająć, a co w razie mogę potrzeby przełożyć.

Podobne rozwiązanie zaproponowała swojej radzie Zofia Steć, dyrektorka Szkoły Podstawowej nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi w Sokołowie Podlaskim. Na początku każdego roku szkolnego ustala z radą pedagogiczną, który dzień tygodnia poświęca „dla szkoły”. Z tą decyzją związane jest ułożenie planu lekcji tak, by zajęcia kończyły się najpóźniej o 15:30.

Wyznaczenie jednego popołudnia na spotkania rady pedagogicznej, zespołów przedmiotowych, zebrania z rodzicami czy szkolne imprezy ułatwia pracę wszystkim. Pozwala zaplanować ze znacznym wyprzedzeniem działania zawodowe i sprawy osobiste.

Jakie pozytywne skutki wprowadzenia takiej zmiany organizacyjnej dostrzega Zofia Steć? Nauczyciele rzadziej zwalniają się z obowiązkowych spotkań, a liderzy zespołów przedmiotowych i zadaniowych nie mają trudności ze znalezieniem terminu na wspólną pracę. Już sam fakt, iż nie poświęcam czasu w dyskusje o tym, kiedy możemy coś zorganizować, daje poczucie ulgi.

Planuj z wyprzedzeniem

Mirosława Turczyn, dyrektorka Szkoły Podstawowej w Lejkowie, zachęca do zaplanowania z góry planu pracy szkoły.

W jednym czytelnym dokumencie zbieramy wszystkie najważniejsze wydarzenia, jakie dzieją się w ciągu roku, wraz z informacjami o dniach wolnych od zajęć dydaktycznych. Jeszcze w sierpniu decydujemy o terminach wywiadówek, rad klasyfikacyjnych, datach wystawiania ocen przewidywanych i ostatecznych. Część z tych terminów wynika z organizacji roku szkolnego ujętych w przepisach prawa oświatowego, a część jest rezultatem ustaleń nauczycieli, rodziców i samorządu uczniowskiego.

Takie narzędzie gwarantuje komfort pracy nauczycielom, a rodzice i uczniowie mogą z dużym wyprzedzeniem planować wspólny wypoczynek, bliższe czy dalsze podróże.

Tabelkę upowszechniamy w wersji papierowej i udostępniamy na stronie szkoły w dniu pierwszego zebrania z rodzicami we wrześniu.

Zrezygnuj z dokumentacji papierowej i zastąp ją chmurą

Plan pracy szkoły – mówi Justyna Franczak – tworzą w mojej placówce zespoły nauczycieli (przedmiotowe, zadaniowe) w oparciu o wnioski z nadzoru, wnioski z poprzedniego roku szkolnego i priorytety wyznaczone przez MEiN. Poświęcamy na realizację tego zadania jedną radę pedagogiczną. Pracujemy warsztatowo. W tym roku postanowiłam zrezygnować z papierowej dokumentacji i przenieść rezultaty do chmury.

Żeby zachować spójność, zrobiłam formatki dla wszystkich zespołu. To było ryzykowne, bo dotąd rada nie pracowała w taki sposób (obawiałam się nadpisywania czy nieumyślnego usuwania fragmentów). Ku mojemu zdziwieniu cały plan pracy powstał właśnie w tej chmurze na formatkach zespołów zadaniowych i przedmiotowych. Na podstawie tych czytelnie przedstawionych informacji zrobiłyśmy kalendarium, zaplanowaliśmy imprezy, innowacje, projekty autorskie. Podzieliłyśmy te dane na partycje, a przewodniczący
zespołów mieli za zadanie wpisać do tych ogólnych dokumentów najważniejsze zadania, np. innowacje osobno, wycieczki osobno.

Taki sposób tworzenia planu pracy szkoły okazał się niezwykle skuteczny i mało czasochłonny. Przez to, iż zdjęłam odpowiedzialność z jednej osoby za scalenie dokumentu, a w zamian zaangażowałam wszystkich nauczycieli, grono się zintegrowało i poczuło odpowiedzialne za wspólny sukces.

Z dokumentacji papierowej zrezygnował też Łukasz Koss, dyrektor Zespołu Szkół w Jezierzycach. Korzysta z chmury. Zbieranie wszystkich dokumentów w chmurze bardzo ułatwia pracę i usprawnia komunikację – twierdzi. Google umożliwił szkołom bezpłatne korzystanie ze wszystkich narzędzi, jakie oferują dla edukacji. Uruchomiliśmy więc swoją domenę szkolną, korzystamy z możliwości tworzenia formularzy, by gwałtownie zebrać głosy w bieżących sprawach. Online pracujemy nad IPET-ami, planem pracy szkoły czy pracy zespołów.

Czy w szkole, którą prowadzi Łukasz Koss, drukowane są jakiekolwiek dokumenty? Nie – zapewnia. Uważam, iż to nie ma sensu. Wszystko mam na dysku, który archiwizuję i regularnie tworzę kopię. To, co trzeba podpisać, podpisuję podpisem kwalifikowalnym.

Włącz rodziców do pracy nad programem wychowawczo-profilaktycznym

O tym, iż dyrektor nie musi wszystkiego, zapewnia Justyna Franczak. Zauważa przy tym, iż niektóre działania w szkole mają miejsce, bo zawsze tak było, bo zespół się do nich przyzwyczaił, bo ktoś jest do nich bardzo przywiązany. W efekcie trudno zrezygnować z tych działań albo spojrzeć na ich realizację inaczej.

Wprowadzenie zmiany we współpracy z rodzicami, bo o niej opowiada, wynikło w jej przypadku z potrzeby chwili. Zależało mi, żeby program wychowawczo-profilaktyczny, który formalnie zatwierdza rada rodziców, powstał przy ich aktywnym udziale – mówi. Zaplanowałam więc spotkanie, ale w ferworze zadań i niespodziewanych sytuacji nie zdążyłam się do niego przygotować. Mogłam więc wejść do sali i wygłosić monolog na temat moich wstępnych pomysłów albo spontanicznie zorganizować warsztat i ich zaangażować.

Wyznaczenie jednego popołudnia na spotkania rady pedagogicznej […] ułatwia pracę wszystkim

Na chwilę przed rozmową wraz z psycholożką i pedagożką przygotowałyśmy więc szkielet programu wychowawczo-profilaktycznego. Zawierał on cele, informacje o tym, skąd one wynikają i skorelowane z nimi obszary programu. Do obszarów hasłowo zaproponowałyśmy sposoby realizacji, które chcemy wdrożyć, i ich formy.

Szkielet ten pocięłyśmy na paski, następnie połączyłyśmy rodziców w pary lub trójki i poprosiłyśmy o trzy rzeczy. Po pierwsze – by przeczytali informacje i zaznaczyli te sposoby oraz formy realizacji, które w danym obszarze uważają iż są dobrze zaplanowane. Po drugie – by wykreślili to, co wydaje się nieatrakcyjne albo mało priorytetowe. Po trzecie – by zaproponowali własne przykłady rozwiązań.

Rodzice byli zaskoczeni możliwością włączenia się, ale z zaangażowaniem rozpoczęli pracę. Byłam bardzo zadowolona z jej efektów. Każda grupa przedstawiała swoje wnioski, osoby argumentowały dlaczego dodają jakieś zadanie, a z innego rezygnują. Wywiązała się interesująca dyskusja, bo nie zawsze się ze sobą zgadzali.

Całe spotkanie trwało dwie godziny. Zapytałam uczestników czy to było dla nich obciążające. Okazało się, iż nie, a wręcz przeciwnie − przyniosło ogrom satysfakcji i poczucia wpływu.

Ta historia pokazuje, iż uwolnić można nie tylko czas, ale i potencjał. Kiedy wychodzimy z rutyny i wprowadzamy jakieś nowe, niestandardowe rozwiązanie, może się okazać, iż są w szkole osoby, które mają kompetencje i chętnie przejmą część odpowiedzialności.

Zakończenie, czyli małymi krokami do dużych zmian

Wprowadzenie małej, ale skutecznej zmiany, poza satysfakcją i poczuciem sukcesu pozwala przyjrzeć się etapom wprowadzania zmiany w ogóle. Zobaczyć jak w soczewce potknięcia w planowaniu i realizacji, zastanowić się, co można zrobić inaczej. Zyskać bezcenne doświadczenie wdrażania − przekonuje Sylwia Żmijewska-Kwiręg, dyrektorka programowa CEO, szefowa programu „Szkoła ucząca się” i kierowniczka Studiów Podyplomowych Liderów Oświaty. Wprowadzanie zmiany jest też nieodłącznym aspektem
przywództwa. A przy tym okazją do uczenia się o sobie − jakie mam zasoby, a jakie ograniczenia, na co moja rada jest gotowa, a na co nie.

Według Sylwii Żmijewskiej-Kwiręg każda kolejna drobna zmiana jest ważnym krokiem w tworzeniu warunków do tego, by w szkole uczyło się i pracowało lepiej. Zarówno dyrektor, jak i nauczyciele oraz pracownicy administracyjni dzięki zmianie:

• rozwijają swoje indywidualne kompetencje a w konsekwencji wzmacniają zespół,
• który staje się silniejszy i zgrany,
• poznają użyteczne we współpracy narzędzia, np. dotyczące komunikowania się,
• zyskują odwagę do podejmowania decyzji i poczucie sprawczości,
• zwiększają zaufanie do siebie nawzajem, zwłaszcza jeżeli zmiany przynoszą korzyści.

Na koniec warto zaznaczyć, że błędy podczas różnych prób wprowadzania zmiany są nieuniknione i nie warto poświęcać im więcej uwagi, niż to konieczne. Tim Brighouse zachęca: Popatrz w lustro, powiedz sobie „no dobrze, mam nauczkę” i pracuj dalej. Pamiętaj, iż Twój zespół pozostanie wobec Ciebie lojalny w lepszych i gorszych momentach.

Aleksandra Kluj – w programie „Szkoła ucząca się” koordynuje Studia Podyplomowe Liderów Oświaty i Letnią Szkołę Dyrektorów oraz wspiera organizację konferencji Dzień (dla) nauczyciela.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie „Dyrektor Szkoły” (1/2024).

[1] Wszystkie cytaty Tima Brighousa pochodzą z publikacji przetłumaczonej na potrzeby realizacji SPLO „Co sprawia, iż efektywni dyrektorzy potrafią wybrnąć z trudności i iż dobrze układa im się praca?”