Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie system weryfikacji przygotowany w resorcie nauki. Firmy, urzędy i instytucje zyskają formalne prawo, by elektronicznie upewnić się, czy dyplom pracownika lub kandydata rzeczywiście został wydany. To koniec ery „na słowo” i niejasnych potwierdzeń przez kadry. Uczelnie będą musiały odpowiedzieć na wniosek pracodawcy, a brak reakcji stanie się naruszeniem obowiązków.
Fot. Warszawa w Pigułce
Co dokładnie się zmienia od 2026
Pracodawca będzie mógł zwrócić się do uczelni z pytaniem, czy wskazany dokument został wystawiony określonej osobie. Uczelnia potwierdzi lub zaprzeczy, posługując się danymi z rejestrów i archiwów. Weryfikacja obejmie dyplomy sprzed lat, także te wystawiane w latach 70. i 80., gdy indeksy prowadzono wyłącznie papierowo. Informacja wróci drogą elektroniczną, w określonym terminie. Odpowiedź nie zdradzi szczegółów przebiegu studiów, ale sam fakt wydania dyplomu i zgodność danych.
Legalna ścieżka, której do tej pory brakowało
Dotąd wielu pracodawców bało się takich zapytań z obawy przed naruszeniem przepisów o ochronie danych. Teraz otrzymają jednoznaczną podstawę prawną. Warunek będzie jednak jasny. Firma musi wykazać interes prawny i opisać, skąd biorą się wątpliwości wobec dokumentu. Najpierw sama sprawdzi zabezpieczenia dyplomu, a dopiero potem złoży oficjalny wniosek do uczelni. To filtr, który ma ograniczyć „hurtowe” sprawdzanie wszystkich bez powodu.
Skala zjawiska i ciężar dla uczelni
Rocznie wydaje się w Polsce setki tysięcy dyplomów, a w archiwach leżą miliony starszych dokumentów. Od 2026 roku uczelnie będą musiały przygotować procedury, zespoły i narzędzia informatyczne do obsługi wniosków. Największym wyzwaniem będzie szybkie dotarcie do informacji o dyplomach sprzed dekad i digitalizacja kartotek. Uniwersytety i politechniki już kalkulują, ile osób przeszkolić i jak przechowywać skany tak, by odpowiedź dało się udzielić w kilka dni, a nie tygodni.
Cena weryfikacji i jej wpływ na rekrutacje
Każda weryfikacja będzie płatna. Opłatę ustalono na poziomie 1 proc. minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w momencie wniosku. Dziś to 47 zł za jeden dokument. Dla dużych firm to standardowy koszt procesu HR. Dla mniejszych przedsiębiorstw to wydatek, który trzeba wliczyć w selekcję. W praktyce część pracodawców zacznie sprawdzać dyplomy zawsze na kluczowych stanowiskach, a część ograniczy się do przypadków, gdy dokument budzi wątpliwości.
Kto może spodziewać się pytań w pierwszej kolejności
Na czele listy są zawody z odpowiedzialnością prawną lub ryzykiem dla życia i mienia. Służba zdrowia, budownictwo, inżynieria, prawo, finanse i audyt, energetyka, BHP i bezpieczeństwo informacji. W tych obszarach jeden fałszywy dyplom to ryzyko poważnych szkód. Sektor publiczny też szykuje własne procedury. Samorządy i spółki Skarbu Państwa będą porządkować dokumentację kadr, zwłaszcza przy konkursach i awansach.
Nowe historie, nowe konsekwencje
Pan Piotr od 1995 roku pracuje w logistyce. W papierach figuruje jako absolwent transportu. Dyplom wisi nad biurkiem, ale został „dopisany” do CV po latach. Firma właśnie przestawia proces rekrutacji na obowiązkową weryfikację dokumentów sprzed podpisania umowy. jeżeli informacja wróci negatywna, Piotr straci stanowisko, a pracodawca rozważy zgłoszenie sprawy do prokuratury.
Pani Karolina jest technikiem elektroradiologii w prywatnej placówce. Szpital planuje pozyskać kontrakt i weryfikuje kwalifikacje personelu. Wniosek trafia na uczelnię, która potwierdza dyplom, ale z innym numerem wydania. Drobna rozbieżność wymaga wyjaśnienia. Sprawa nie musi kończyć się zwolnieniem, ale pokaże, iż choćby pomyłka w numeracji może wstrzymać procesy i skomplikować grafik.
Pan Michał skończył studia podyplomowe z ochrony danych. To one dawały mu przewagę przy audytach. Nowy klient wymaga twardej weryfikacji wszystkich certyfikatów i dyplomów. Uczelnia potwierdza, iż dokument jest autentyczny. Dla Michała to zysk reputacyjny i mocniejsza pozycja przy stawkach.
Co grozi za fałszywy dokument
Konsekwencje będą wielotorowe. Najpierw pracownicze. Utrata pracy, cofnięcie awansu, unieważnienie dodatków powiązanych z wykształceniem. Potem cywilne. Pracodawca może domagać się odszkodowania, gdy szkoda powstała przez brak kwalifikacji. Na końcu odpowiedzialność karna za posługiwanie się podrobionym lub przerobionym dokumentem. Sąd może orzec grzywnę, ograniczenie wolności, a w cięższych przypadkach pozbawienie wolności. Do tego dochodzi trwały ślad w branży. W środowiskach zawodowych informacja o fałszywym dyplomie rozchodzi się szybciej niż ogłoszenie o pracy.
Jak przygotują się uczciwi kandydaci i firmy
Kandydat nie musi robić nic ponad to, by mieć porządek w dokumentach. Warto jednak upewnić się, iż numery i daty na dyplomie zgadzają się z suplementem. Dobrze jest mieć skan w wysokiej jakości. Osoby, które skończyły studia dawno temu i nie mają oryginału, mogą wystąpić o duplikat. Z kolei firmy powinny opisać w politykach HR, kiedy i w jaki sposób składają wnioski o weryfikację, jak chronią uzyskane dane i kto ma do nich dostęp. Przejrzysta procedura oszczędzi sporów i nerwów po obu stronach.
RODO i granice ciekawości
System nie otwiera furtki do „przesiewania” wszystkich dokumentów z ciekawości. Weryfikacja musi dotyczyć wyłącznie danych z dyplomu: imienia, nazwiska, numeru, daty i potwierdzenia wydania. Pracodawca nie pozna ocen, przebiegu studiów ani szczegółów zaliczeń. Uczelnie będą prowadzić rejestry zapytań, a organy nadzorcze sprawdzą, czy firmy nie nadużywają nowego narzędzia. Każde wyciekanie danych poza cel rekrutacji lub HR będzie ryzykowne i kosztowne.
Branże z dodatkowymi wymogami
Architekci, inżynierowie i kierownicy robót od dawna podlegają samorządom zawodowym. Nowe przepisy dołożą kolejną warstwę. Przed dopuszczeniem do funkcji kierowniczej wykonawca będzie mógł zostać sprawdzony podwójnie: przez izbę i przez uczelnię. Podobnie farmaceuci, diagności i fizjoterapeuci. Tu fałszywy dyplom to nie tylko kłamstwo w CV, ale realne ryzyko dla zdrowia pacjenta.
Co to oznacza dla rynku pracy
Rekrutacje staną się nieco dłuższe tam, gdzie dyplom jest warunkiem koniecznym. Zyskają za to na przewidywalności. Firmy ograniczą ryzyko błędnej decyzji, a uczciwi kandydaci zyskają przewagę oczywistą, ale do tej pory trudną do udowodnienia bez angażowania uczelni. W perspektywie kilku lat spadnie liczba „przesadzonych” CV. Zatrudnianie „na ładne papiery” straci sens, bo papier przestanie być jedynie obrazkiem z pieczęcią.
Co zrobić dziś, zanim system ruszy
Jeśli zarządzasz zespołem, zaplanuj budżet na weryfikacje i wpisz procedurę do wewnętrznych regulaminów. Ustal, które role zawsze sprawdzasz i w jakim momencie procesu. Przygotuj wzór informacji dla kandydata i klauzulę o przetwarzaniu danych. jeżeli jesteś kandydatem, uporządkuj dokumenty i sprawdź, czy nazwy uczelni i wydziałów są aktualne w CV. o ile kończyłeś studia dawno, a dyplom zaginął, złóż wniosek o duplikat. To drobiazgi, które oszczędzą tygodnie przestojów, gdy wniosek o weryfikację trafi na uczelnię.
Od 1 stycznia 2026 roku prawda o wykształceniu przestaje być kwestią zaufania, a staje się informacją urzędowo potwierdzalną. Dla jednych to formalność. Dla innych – ryzyko utraty pracy, pieniędzy i nazwiska. Rynek dostanie narzędzie, którego brakowało. A każdy, kto latami żył na fikcyjnym dyplomie, właśnie usłyszał, iż zegar zaczął odliczać.
