Mimo, iż przepisy powstały w MEN, dotkną każdego dorosłego Polaka. Od 1 stycznia 2026 roku ruszą ogromne kontrole i sprawdzanie. o ile ktoś skłamał na ten temat, będzie miał gigantyczne kłopoty od utraty pracy i reputacji w branży w której pracuje, aż po więzienie.
Fot. Shutterstock
Każdy pracodawca zyska prawo do weryfikacji autentyczności swoich pracowników i kandydatów. Możliwe będzie sprawdzenie dyplomów wystawionych choćby pół wieku temu. Uczelnie będą musiały odpowiadać na zapytania firm za opłatą 47 złotych. Osoby, które przyozdobiły swoje CV fałszywym wykształceniem, będą miał poważne kłopoty.
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt nowelizacji ustawy o szkolnictwie wyższym, który fundamentalnie zmieni sposób weryfikacji wykształcenia w Polsce. Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na rosnący problem fałszywych dokumentów oraz postulaty pracodawców, którzy od lat zgłaszali trudności w sprawdzaniu autentyczności dyplomów. Do tej pory pracodawcy nie mogli bezpośrednio kontaktować się z uczelniami – stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych blokowało takie działania jako naruszające RODO.
299 tysięcy dyplomów rocznie i miliony w archiwach
Średnio w Polsce wydawanych jest 299 tysięcy dyplomów ukończenia studiów rocznie. To gigantyczna liczba, która pokazuje skalę. Nowe przepisy pozwolą sprawdzić prawdziwość dokumentów wystawianych przez ostatnie pięć dekad. To oznacza potencjalnie kilkanaście milionów dyplomów do archiwizacji i szybkiej weryfikacji.
Regulacja dotyczy dyplomów ukończenia studiów wydawanych w postaci papierowej. Pracodawcy zyskają możliwość weryfikacji wykształcenia zarówno młodych absolwentów, jak i starszych pracowników, którzy ukończyli studia w latach 70., 80. czy 90. ubiegłego wieku. To prawdziwa rewolucja – osoba, która 40 lat temu sfałszowała dyplom i przez całe życie pracowała na podstawie nieprawdziwego wykształcenia, może teraz zostać zdemaskowana.
Przykład: Pan Krzysztof pracuje od 25 lat w firmie budowlanej jako kierownik budowy. W CV podał, iż ukończył studia inżynierskie w 1998 roku. Prawda jest taka, iż studiów nigdy nie ukończył – przerwał naukę po trzecim roku. Przez ćwierć wieku nikt nie sprawdzał jego dyplomu, a on awansował dzięki doświadczeniu i praktyce. Od stycznia 2026 roku firma może zweryfikować jego wykształcenie, cofając się choćby do lat 90. jeżeli kłamstwo wyjdzie na jaw, może stracić pracę i pozycję budowaną przez dekady.
Koszt 47 złotych za każdą weryfikację
Udzielenie informacji przez uczelnie nie będzie bezpłatne. Wysokość opłaty ustalono na poziomie jednego procenta minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt około 47 złotych za każdą weryfikację dyplomu.
Ta opłata ma z jednej strony pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków, z drugiej chronić przed masowymi nieuzasadnionymi zapytaniami. Wprowadzenie opłaty oznacza, iż pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji. Koszt weryfikacji prawdopodobnie stanie się standardowym elementem budżetów działów kadrowych w większych firmach.
Pani Anna zarządza działem HR w średniej firmie IT. Rocznie przeprowadza około 50 rekrutacji na stanowiska wymagające wyższego wykształcenia. jeżeli zdecyduje się weryfikować każdy dyplom, to koszt wyniesie 2350 złotych rocznie. To kilka w porównaniu do kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej, które mogą sięgać choćby kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego rozważa wprowadzenie weryfikacji jako standardowej procedury przy wszystkich rekrutacjach na stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia.
Nie każdy pracodawca może sprawdzić twój dyplom
Pracodawca nie będzie mógł weryfikować dyplomów „na wyczucie”. Musi posiadać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu oraz wykazać interes prawny. Co więcej, przed złożeniem wniosku do uczelni będzie musiał najpierw samodzielnie zweryfikować zabezpieczenia przed fałszerstwem, takie jak hologramy czy znaki wodne, określone w ustawie o dokumentach publicznych.
Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości będzie mógł wystąpić o oficjalną weryfikację. Wniosek będzie musiał zawierać najważniejsze dane – imię, nazwisko oraz numer dyplomu posiadacza. To mechanizm, który ma chronić uczelnie przed lawiną nieuzasadnionych zapytań, jednocześnie dając pracodawcom skuteczne narzędzie do walki z oszustwami.
We wniosku pracodawca będzie zobowiązany do wyjaśnienia powodów wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dokumentu. Uczelnie będą miały obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dyplomu. Proces ma odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną, co ma zapewnić sprawność i bezpieczeństwo całej procedury.
Gigantyczne wyzwanie dla uczelni
Wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2026 roku da uczelniom rok na przygotowanie się do realizacji nowych obowiązków. Będą musiały opracować, przyjąć i wdrożyć odpowiednie procedury oraz przygotować infrastrukturę techniczną do obsługi wniosków w formie elektronicznej.
Szczególnym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni będzie musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.
Uniwersytet Warszawski ma w swoich archiwach setki tysięcy dyplomów wydanych od lat 70. ubiegłego wieku. Część z nich przechowywana jest w papierowej formie w piwnicach starych budynków. Digitalizacja wszystkich dokumentów i stworzenie systemu umożliwiającego szybkie wyszukiwanie to inwestycja rzędu milionów złotych. Uczelnia musi również przeszkolić pracowników i stworzyć dedykowany zespół do obsługi zapytań od pracodawców. To ogromne obciążenie organizacyjne i finansowe.
Kto jest najbardziej zagrożony weryfikacją
Szczególnie narażone na weryfikację są osoby zatrudnione na stanowiskach wymagających specjalistycznego wykształcenia. Do grupy podwyższonego ryzyka należą pracownicy firm budowlanych – inżynierowie, kierownicy budów, projektanci. Osoby pracujące w służbie zdrowia – lekarze, pielęgniarki, farmaceuci. Nauczyciele i wykładowcy. Prawnicy, księgowi, audytorzy. Stanowiska związane z bezpieczeństwem – ochrona przeciwpożarowa, BHP, bezpieczeństwo informacji.
Firmy będą szczególnie zainteresowane weryfikacją w przypadku stanowisk, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Działy personalne będą musiały wypracować wewnętrzne procedury określające, kiedy weryfikacja jest konieczna, a kiedy można poprzestać na oświadczeniu kandydata.
Pan Marek przez 15 lat pracuje jako księgowy w średniej firmie. Jego CV głosi, iż ukończył studia ekonomiczne na renomowanej uczelni. Prawda jest taka, iż kupił dyplom w internecie za 2000 złotych. Przez lata nikt nie sprawdzał, bo miał doświadczenie i dobrze wykonywał swoją pracę. Teraz firma planuje wprowadzić politykę weryfikacji wszystkich dyplomów pracowników na kluczowych stanowiskach. Pan Marek wie, iż jeżeli zostanie zweryfikowany, straci pracę, reputację i może zostać oskarżony o posługiwanie się fałszywym dokumentem.
Skutki dla osób z fałszywymi dyplomami
Konsekwencje wykrycia fałszywego dyplomu mogą być druzgocące. Natychmiastowa utrata pracy z możliwością zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń. Poza tym osobie takiej grozi odpowiedzialność karna za posługiwanie się fałszywym dokumentem – do pięciu lat pozbawienia wolności. Niemożność znalezienia nowej pracy w branży, zniszczona reputacja zawodowa. Konieczność zwrotu nagród, premii czy dodatków związanych z wyższym wykształceniem.
Jeśli osoba z fałszywym dyplomem zajmowała stanowisko wymagające specjalistycznego wykształcenia i doszło do szkody, może ponosić dodatkowo odpowiedzialność odszkodowawczą. Pracodawca może dochodzić zwrotu wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji.
Pani Joanna pracowała przez 10 lat jako nauczyciel w szkole podstawowej. Jej dyplom pedagogiczny okazał się fałszywy. Gdy sprawa wyszła na jaw, straciła pracę, została oskarżona o fałszerstwo dokumentów i musiała zwrócić szkole część wynagrodzenia za lata pracy. Sprawa trafiła do sądu, a ona została skazana na rok więzienia w zawieszeniu. Dodatkowo nie może już nigdy pracować jako nauczyciel – ma zakaz wykonywania zawodu.
Co to oznacza dla uczciwych kandydatów
Dla uczciwych kandydatów do pracy nowe przepisy to dobra wiadomość. System ma chronić osoby, które rzeczywiście zdobyły wykształcenie i mogą być pokrzywdzone przez oszustów posługujących się fałszywymi dokumentami. Zwiększy się ogólne zaufanie do procesu rekrutacji i podniosą standardy na polskim rynku pracy.
Osoby, które uczciwie ukończyły studia, nie muszą się niczego obawiać. Weryfikacja potwierdzi prawdziwość ich wykształcenia i wzmocni ich pozycję na rynku pracy. Pracodawcy będą mogli mieć pewność, iż zatrudniają osoby z rzeczywistymi kwalifikacjami.
Nowe przepisy mogą również wpłynąć na czas trwania procesów rekrutacyjnych, który może nieznacznie się wydłużyć o czas potrzebny na otrzymanie odpowiedzi z uczelni. Z drugiej strony możliwość szybkiej weryfikacji może zwiększyć pewność decyzji kadrowych i ograniczyć ryzyko zatrudnienia osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji.
Ochrona danych w nowym systemie
Projektowane rozwiązania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń i ograniczeń w dostępie.
Nowe przepisy precyzyjnie określają zakres danych, które mogą być przekazywane przez uczelnie, oraz sposób ich przetwarzania przez pracodawców. Weryfikacja będzie mogła dotyczyć wyłącznie podstawowych informacji zawartych w dyplomie, bez ujawniania dodatkowych szczegółów o przebiegu studiów.
Kluczowe znaczenie będzie miała ochrona danych przed niepowołanym dostępem oraz zapewnienie, iż informacje uzyskane w ramach weryfikacji będą wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane. Naruszenie tych zasad może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców.
Jak pracodawcy będą korzystać z nowego narzędzia
Wprowadzenie możliwości weryfikacji dyplomów zmieni standardowe procedury rekrutacyjne w polskich firmach. Działy personalne będą musiały zdecydować, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając zarówno koszt procedury, jak i specyfikę stanowiska.
Duże korporacje prawdopodobnie wprowadzą weryfikację jako standardową procedurę przy wszystkich rekrutacjach na stanowiska menedżerskie i specjalistyczne. Małe i średnie firmy mogą ograniczyć weryfikację do kluczowych stanowisk lub sytuacji, gdy pojawią się wątpliwości co do autentyczności dyplomu.
Firma ubezpieczeniowa zatrudniająca 500 osób planuje wprowadzić politykę weryfikacji wszystkich nowych pracowników na stanowiskach wymagających wyższego wykształcenia. Dodatkowo zamierza zweryfikować dyplomy wszystkich obecnych pracowników zajmujących najważniejsze stanowiska. To oznacza koszt około 10-15 tysięcy złotych rocznie, ale dyrektor HR uważa, iż to rozsądna inwestycja w bezpieczeństwo i jakość zatrudnienia.
Nowe przepisy to fundamentalna zmiana na polskim rynku pracy. Od stycznia 2026 roku osoby posługujące się fałszywymi dyplomami będą musiały liczyć się z ryzykiem weryfikacji choćby po wielu latach pracy. Koszt weryfikacji wynoszący 47 złotych to niewielka kwota w porównaniu do kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej. Uczelnie staną przed gigantycznym wyzwaniem digitalizacji archiwów i obsługi zapytań. Dla uczciwych kandydatów to dobra wiadomość – system zwiększy zaufanie do procesów rekrutacyjnych i ochroni przed konkurencją oszustów.
