Zarządzanie projektami to dziś jedna z najbardziej uniwersalnych kompetencji na rynku pracy. Projekty realizowane są niemal wszędzie: w marketingu, IT, finansach, administracji, konsultingu, HR czy organizacjach pozarządowych. W każdym przypadku cel jest podobny: zaplanować działania, odpowiednio wykorzystać dostępne zasoby i doprowadzić projekt do założonego rezultatu.
Nie istnieje jednak jeden sposób prowadzenia wszystkich projektów. W zależności od ich charakteru, celów i stopnia złożoności można korzystać z różnych podejść. Do najczęściej spotykanych należą Waterfall oraz Agile, a jednym z najbardziej znanych sposobów pracy w ramach podejścia zwinnego jest Scrum.
Czym jest zarządzanie projektami?
Projekt to przedsięwzięcie realizowane w określonym czasie i prowadzące do osiągnięcia konkretnego celu. Może nim być stworzenie aplikacji, przeprowadzenie kampanii marketingowej, organizacja konferencji, wdrożenie nowego produktu czy wprowadzenie zmian wewnątrz organizacji.
Zarządzanie projektem obejmuje m.in. określenie celu i zakresu działań, zaplanowanie harmonogramu, podział zadań i odpowiedzialności, zarządzanie budżetem i zasobami, komunikację w zespole oraz kontrolowanie postępów i ryzyka.
To, w jaki sposób poszczególne etapy zostaną zorganizowane, zależy od przyjętego podejścia.
Waterfall, czyli projekt krok po kroku
Waterfall, nazywany również podejściem kaskadowym, opiera się na realizowaniu kolejnych etapów projektu w ustalonej wcześniej kolejności. Najpierw określane są wymagania i zakres projektu, następnie powstaje plan, rozpoczyna się realizacja, później testowanie, a na końcu wdrożenie gotowego rozwiązania.
Każdy etap wynika z poprzedniego, dlatego już na początku projektu duże znaczenie ma precyzyjne określenie jego założeń.
Waterfall dobrze sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy wymagania są jasno określone i istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, iż w trakcie realizacji znacząco się zmienią. Takie podejście może być stosowane m.in. w projektach infrastrukturalnych, produkcyjnych czy wdrożeniach opartych na szczegółowej dokumentacji.
Jego zaletą jest przewidywalność i jasno określony harmonogram. Trudnością może być natomiast reagowanie na zmiany pojawiające się już podczas realizacji projektu.
Agile, czyli elastyczne podejście do projektu
W projektach, w których trudno od początku przewidzieć wszystkie wymagania, stosuje się często podejście Agile.
Agile zakłada realizowanie projektu w krótszych etapach oraz regularne sprawdzanie efektów pracy. Zespół może dzięki temu reagować na informacje zwrotne, zmieniające się potrzeby odbiorców czy nowe warunki rynkowe.
Zamiast tworzyć szczegółowy plan całego przedsięwzięcia i konsekwentnie realizować go przez wiele miesięcy, zespół rozwija rozwiązanie stopniowo. Po każdym etapie może ocenić rezultaty i zdecydować, co powinno wydarzyć się dalej.
Agile nie jest jednak konkretną metodą zarządzania projektami. To przede wszystkim sposób myślenia o organizacji pracy, oparty na elastyczności, współpracy i reagowaniu na zmiany.
Agile a Scrum. Czy oznaczają to samo?
Pojęcia Agile i Scrum bywają stosowane zamiennie, ale nie oznaczają tego samego.
Agile jest szerszym podejściem do zarządzania i organizacji pracy, natomiast Scrum jest jednym ze sposobów pracy wykorzystujących zasady zwinności.
W Scrumie praca organizowana jest w krótkich cyklach nazywanych Sprintami. zwykle realizowane są one od jednego do czterech tygodni. Podczas każdego Sprintu zespół realizuje określony zestaw zadań, a jego efektem powinien być konkretny rezultat możliwy do oceny.
Ważnym elementem jest Product Backlog, czyli uporządkowana lista potrzeb, funkcjonalności i zadań związanych z rozwijanym produktem.
Scrum określa również konkretne odpowiedzialności w zespole:
Product Owner odpowiada za maksymalizację wartości produktu i zarządzanie Product Backlogiem.
Scrum Master pomaga zespołowi prawidłowo wykorzystywać Scrum oraz usuwać przeszkody utrudniające pracę.
Developers odpowiadają za wykonanie pracy potrzebnej do osiągnięcia celu Sprintu.
W Scrumie realizowane są także określone wydarzenia, m.in. Sprint Planning, podczas którego planowana jest praca, Daily Scrum, czyli krótkie regularne spotkanie zespołu, Sprint Review, służący ocenie rezultatów, oraz Sprint Retrospective, podczas którego zespół analizuje sposób swojej pracy i zastanawia się, co można poprawić.
Agile, Scrum czy Waterfall? Najważniejsze różnice
Największa różnica dotyczy sposobu planowania i reagowania na zmiany.
W Waterfall większość projektu planowana jest na początku. Kolejne etapy realizowane są zgodnie z ustalonym harmonogramem, dlatego podejście sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku przewidywalnych przedsięwzięć.
Agile zakłada natomiast, iż projekt może zmieniać się w trakcie realizacji. Plan jest regularnie aktualizowany, a zespół może dostosowywać działania do nowych informacji.
Scrum wprowadza do takiej pracy określoną strukturę: Sprinty, role, wydarzenia oraz Product Backlog.
Jak wygląda to w praktyce?
Wyobraźmy sobie zespół tworzący nową aplikację mobilną.
W podejściu Waterfall na początku zostałaby przygotowana szczegółowa lista funkcjonalności. Następnie powstałby projekt aplikacji, rozpoczęłyby się prace programistyczne, później testy, a na końcu premiera kompletnego produktu.
W podejściu zwinnym praca mogłaby wyglądać inaczej. Najpierw zespół stworzyłby podstawową wersję aplikacji, następnie przetestował ją z użytkownikami i zebrał informacje zwrotne. Na tej podstawie zdecydowałby, które funkcjonalności należy rozwijać w kolejnych etapach.
Dzięki temu produkt może być stopniowo dostosowywany do rzeczywistych potrzeb użytkowników.
Czy trzeba wybrać tylko jedno podejście?
Niekoniecznie. W praktyce organizacje coraz częściej korzystają z podejść hybrydowych, łącząc elementy różnych sposobów zarządzania.
Część projektu może być dokładnie zaplanowana od początku, podczas gdy inne obszary są rozwijane iteracyjnie. Dobór sposobu pracy powinien zależeć przede wszystkim od charakteru projektu, zespołu, otoczenia biznesowego i możliwości wystąpienia zmian.
Najważniejsze nie jest więc zastosowanie konkretnej metody za wszelką cenę, ale świadomy wybór narzędzi odpowiadających potrzebom danego przedsięwzięcia.
Jak nauczyć się zarządzania projektami?
Podstaw zarządzania projektami można uczyć się już podczas studiów, nie tylko na zajęciach bezpośrednio poświęconych tej tematyce.
Organizacja wydarzenia studenckiego, przygotowanie projektu w kole naukowym, realizacja zadania zespołowego czy prowadzenie kampanii promocyjnej wymagają określenia celu, podziału obowiązków, pilnowania terminów i współpracy z innymi osobami. To właśnie w takich sytuacjach teoria spotyka się z praktyką.
Znajomość podstaw zarządzania projektami jest przydatna również osobom, które nie planują kariery Project Managera. Umiejętność planowania pracy, ustalania priorytetów, komunikacji w zespole i reagowania na zmiany przydaje się w niemal każdej organizacji.
Agile, Scrum i Waterfall to więc nie tylko pojęcia pojawiające się w ofertach pracy. To różne sposoby organizowania działań, które pomagają zespołom skuteczniej osiągać cele i realizować coraz bardziej złożone projekty.
