Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), która w mediach zyskała nazwę „ustawy stażowej”, wiele zmienia. A zmiana ta ma bezpośrednie przełożenie na pieniądze – w tym na to, ile pracownik dostanie w razie zwolnienia i ile otrzyma odchodząc na emeryturę. Do tego dochodzi wzrost płacy minimalnej – od 1 stycznia 2026 roku wynosi ona 4 806 zł brutto. Ponieważ od niej wprost zależy ustawowy pułap odprawy przy zwolnieniu, maksymalna kwota tego świadczenia po raz kolejny poszła w górę.
Fot. Warszawa w Pigułce
Zlecenie, działalność gospodarcza, praca za granicą – teraz to liczy się do stażu
Ustawa stażowa dodaje do Kodeksu pracy nowy art. 302¹, który rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów uprawnień pracowniczych. Do tej pory do stażu wliczało się wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz okresy nauki. Każda inna forma aktywności zawodowej – zlecenie, agencyjna, prowadzenie jednoosobowej działalności, praca za granicą – była dla pracodawcy niewidoczna przy ustalaniu praw pracownika.
Od teraz do stażu doliczane będą: okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym przez osoby współpracujące z przedsiębiorcą, wykonywanie umów zlecenia i umów o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu), wykonywanie umów agencyjnych, udokumentowana praca zarobkowa za granicą, a także członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych. Zaliczany będzie też okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pod warunkiem iż za ten czas odprowadzane były składki emerytalno-rentowe.
Warunkiem zaliczenia większości tych okresów jest opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Do stażu nie wejdą natomiast umowy o dzieło, wolontariat ani praktyki studenckie – przepisy są w tym zakresie jednoznaczne.
Kiedy nowe zasady zaczną obowiązywać u twojego pracodawcy
Ustawa wprowadza 2 różne daty wejścia w życie w zależności od sektora. Pracodawcy będący jednostkami sektora finansów publicznych – urzędy, szkoły publiczne, uczelnie, szpitale publiczne – stosują nowe przepisy od 1 stycznia 2026 roku. jeżeli pracujesz w takiej instytucji, Twój pracodawca ma już obowiązek naliczać staż według nowych zasad.
Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych – a więc zdecydowana większość firm prywatnych – zaczną stosować przepisy od 1 maja 2026 roku. Termin wynika z mechanizmu ustawowego: ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 21 października 2025 roku, 6 miesięcy upływa 21 kwietnia 2026 roku, a przepisy wchodzą w życie pierwszego dnia następnego miesiąca.
Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia przepisów w życie u danego pracodawcy mają 24 miesiące na udokumentowanie i przedłożenie dodatkowych okresów pracy. Oznacza to, iż pracownik sektora publicznego ma czas do końca 2027 roku, a pracownik sektora prywatnego – do 30 kwietnia 2028 roku. Po upływie tego terminu pracodawca nie będzie już miał obowiązku wliczenia nieudokumentowanych okresów do stażu. Warto się spieszyć, a nie liczyć na „ostatni moment”.
Jak udowodnić lata na zleceniu – rola ZUS i własnych dokumentów
Podstawowym narzędziem dokumentowania będzie zaświadczenie z ZUS. Od 1 stycznia 2026 roku na platformie eZUS dostępny jest wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Wniosek składa się wyłącznie w formie elektronicznej, a ZUS wyda zaświadczenie lub decyzję też drogą elektroniczną – na konto w eZUS.
Jest jednak istotne ograniczenie: ZUS nie dysponuje danymi sprzed 1999 roku. jeżeli pracownik przez kilka lat prowadził działalność lub pracował na zleceniach w latach 90., zaświadczenie z ZUS nie potwierdzi tych okresów. W takiej sytuacji ustawa dopuszcza dowodzenie stażu innymi dokumentami – umowami cywilnoprawnymi, protokołami odbioru usług, fakturami, potwierdzeniami przelewów, świadectwami pracy z zagranicy czy rachunkami rozliczeniowymi. Pracodawca sam ocenia wiarygodność takich dokumentów, przy czym wewnętrzne zasady oceny powinny być jednolite i spójne.
Jeśli chodzi o pracę zarobkową za granicą, konieczne jest jej udokumentowanie – i przetłumaczenie dokumentów na język polski. Ustawa nie zamknęła katalogu dopuszczalnych dowodów, więc w praktyce będą brane pod uwagę wszelkie wiarygodne materiały: zaświadczenia od zagranicznych pracodawców, dokumenty instytucji ubezpieczeniowych, potwierdzenia podatkowe.
Wyższa odprawa przy zwolnieniu – jak wygląda siatka wypłat
Odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika – popularnie zwana „odprawą przy zwolnieniu” – jest regulowana ustawą z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. 2003 Nr 90 poz. 844 z późn. zm.). Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio:
Pracownicy ze stażem poniżej 2 lat u danego pracodawcy otrzymują równowartość 1-miesięcznego wynagrodzenia. Ci z od 2 do 8 lat stażu – 2-miesięcznego. Zatrudnieni powyżej 8 lat – 3-miesięcznego wynagrodzenia. Przy obliczaniu stażu do tych progów wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, choćby przerywane, a od 2026 roku – po spełnieniu warunków ustawy stażowej – dolicza się także wcześniejsze okresy pracy na zleceniu czy na własnej działalności.
Ustawa nakłada ustawowy pułap świadczenia: odprawa nie może przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. W 2025 roku pułap ten wynosił 69 990 zł brutto (15 × 4 666 zł). Od 1 stycznia 2026 roku, wraz ze wzrostem płacy minimalnej do 4 806 zł brutto, maksymalna odprawa wzrosła do 72 090 zł brutto (15 × 4 806 zł). Odprawa przysługuje pracodawcom zatrudniającym co najmniej 20 pracowników i jest należna zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych – jeżeli przyczyną jest okoliczność leżąca wyłącznie po stronie pracodawcy (likwidacja stanowiska, przyczyny ekonomiczne, restrukturyzacja).
Ustawa przewiduje, iż odprawę oblicza się według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, iż do podstawy wchodzą składniki wynagrodzenia o charakterze stałym i zmiennym, ale z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój. Wypłata powinna nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę, ewentualnie wraz z ostatnim wynagrodzeniem. Prawo do odprawy przedawnia się po 3 latach od daty wymagalności.
Odprawa emerytalna – inaczej w prywatnej firmie, inaczej w sektorze publicznym
Odprawa emerytalna to oddzielne świadczenie, gwarantowane przez art. 92¹ Kodeksu pracy. Przysługuje każdemu pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy – niezależnie od stażu u ostatniego pracodawcy i niezależnie od wielkości firmy. Warunkiem jest samo przejście na świadczenie, a nie jedynie nabycie uprawnień.
Kodeks pracy gwarantuje minimum – odprawę emerytalną w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia. Pracownik może ją otrzymać tylko raz: o ile już ją pobrał, nie nabywa do niej prawa ponownie, choćby jeżeli wróci do pracy i znowu przejdzie na emeryturę. Wyższe kwoty obowiązują w sektorze publicznym i w określonych grupach zawodowych.
Urzędnicy państwowi, zatrudnieni w myśl ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych, mają zagwarantowane wyższe odprawy emerytalne uzależnione od lat pracy w urzędach: po 10 latach – 2-miesięczne wynagrodzenie, po 15 latach – 3-miesięczne, po 20 latach – aż 6-miesięczne. Pracownicy samorządowi korzystają z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych – tam odprawa emerytalna przy stażu powyżej 10 lat wynosi 2-miesięczne wynagrodzenie, przy stażu powyżej 15 lat – trzymiesięczne. Nauczyciele mają z kolei zagwarantowaną odprawę emerytalną przez Kartę Nauczyciela – co najmniej 2-miesięczną, a przy stażu co najmniej 20 lat – 3-miesięczną.
Dla tych grup ustawa stażowa ma bezpośrednie znaczenie finansowe: dłuższy staż po uwzględnieniu nowych okresów może oznaczać przeskok na wyższy próg odprawy emerytalnej – na przykład z 3-miesięcznej do 6-miesięcznej w przypadku pracownika urzędu państwowego, który wcześniej przez kilka lat prowadził działalność lub pracował na zleceniu.
Odprawa pośmiertna – też zależy od stażu
Obok odprawy przy zwolnieniu i emerytalnej istnieje jeszcze odprawa pośmiertna, która na co dzień rzadko bywa omawiana – a przy zmianach w obliczaniu stażu nabiera nowego wymiaru. Reguluje ją art. 93 Kodeksu pracy. Przysługuje rodzinie pracownika, który zmarł w czasie trwania stosunku pracy lub w trakcie pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia. Uprawnionymi są małżonek, dzieci, a w określonych okolicznościach rodzice i inne osoby, wobec których pracownik miał obowiązek alimentacyjny.
Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od stażu pracy: poniżej 10 lat – 1-miesięczne wynagrodzenie, od 10 do 15 lat – 3-miesięczne, powyżej 15 lat – 6-miesięczne. Świadczenie dzielone jest między uprawnionych po równo – o ile jest tylko 1 uprawniony, otrzymuje połowę kwoty. Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego. Prawo do niej przedawnia się po 3 latach. Po zmianach wynikających z ustawy stażowej zmiana stażu może więc przesunąć pracownika do wyższego progu – z 1-miesięcznej na 3-miesięczną lub z 3- na 6-miesięczną, co przy 6-miesięcznym wynagrodzeniu powyżej średniej krajowej oznacza istotną różnicę dla rodziny.
Większy staż to też wyższe koszty dla pracodawców
Zmiany w obliczaniu stażu nie są neutralne finansowo dla firm. Pracodawcy, którzy dotychczas zatrudniają pracowników z wieloletnią historią zleceń lub działalności, po udokumentowaniu tych okresów mogą stanąć wobec konieczności wypłaty wyższych odpraw, przyznania dłuższego urlopu czy wydłużenia okresu wypowiedzenia – nie w przyszłości, ale już teraz, skoro nowe przepisy działają wstecz w stosunku do całości aktywności zawodowej pracownika.
Jak wskazuje Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny w agencji zatrudnienia Trenkwalder, ustawa stażowa to jedno z największych wyzwań kadrowo-płacowych dla firm w ostatnich latach. Koszty to nie tylko wyższe wypłaty, ale i przeliczenie stażów w systemach kadrowych, aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania oraz przeszkolenie kadry HR. Duże firmy z wieloletnią bazą pracowników pracujących wcześniej na zleceniach muszą liczyć się z tym, iż łączny koszt zmian może być znaczący.
Ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek wliczenia nowych okresów do stażu od dnia, w którym pracownik przedłoży dokumenty. Nie ma działania z urzędu – pracodawca nalicza zmianę od momentu, gdy pracownik wykaże swoje okresy. Nie ma też przeliczania wstecz korzyści, które pracownik mógłby mieć wcześniej, gdyby przepisy obowiązywały od dawna.
Co powinieneś zrobić, żeby nie stracić na nowych przepisach
- Sprawdź swoje konto w eZUS. Platforma eZUS (pue.zus.pl) pokazuje pełną historię składkową od 1999 roku. Warto przejrzeć, za jakie okresy były odprowadzane składki – na podstawie umów zlecenia, działalności gospodarczej, umów agencyjnych. Wniosek o zaświadczenie dla celów stażowych (formularz USP) można złożyć tam od 1 stycznia 2026 roku.
- Zbierz dokumenty za okresy sprzed 1999 roku. ZUS nie ma danych z tego okresu. jeżeli prowadziłeś działalność lub pracowałeś na zleceniach przed 1999 rokiem, poszukaj starych umów, faktur, potwierdzeń przelewów, rozliczeń podatkowych – wszystkiego, co może potwierdzić fakt wykonywania pracy zarobkowej. Dla tych lat ZUS wyda zaświadczenie na podstawie formularza US-7, ale tylko dla okresów, które ma w bazie.
- Nie odkładaj złożenia dokumentów. Masz 24 miesiące od wejścia przepisów u Twojego pracodawcy – dla sektora prywatnego to czas do 30 kwietnia 2028 roku. Po tym terminie pracodawca nie ma obowiązku wliczenia nieudokumentowanych okresów do stażu. jeżeli przez długi czas pracowałeś na zleceniach lub prowadząc działalność, a teraz jesteś na etacie – to realne dodatkowe miesiące lub choćby lata stażu, które mogą zmienić progi odprawy.
- Sprawdź, czy Twoja odprawa emerytalna zmieni się po doliczoeniu stażu. jeżeli pracujesz w sektorze publicznym lub podlegasz branżowym przepisom (Karta Nauczyciela, ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o pracownikach urzędów państwowych), odprawa emerytalna jest schodkowa – każdy próg stażu oznacza inną kwotę. Doliczenie kilku lat pracy na zleceniu lub z okresu prowadzenia działalności może przesunąć Cię na wyższy próg jeszcze przed faktycznym odejściem na emeryturę.
- Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników – zaktualizuj systemy kadrowe. Nie czekaj na to, iż pracownicy sami przyniosą dokumenty. Poinformuj zespół o nowych przepisach, określ wewnętrzne zasady oceny dokumentów i przygotuj się na możliwe korekty urlopów, terminów wypowiedzenia i naliczonych odpraw. Im szybciej zidentyfikujesz pracowników z istotną historią pozaetatową, tym mniej chaosu w momencie, gdy zaczną składać dokumenty.
- Pamiętaj o przepisach przejściowych. Nowe zasady obowiązują u pracodawców z sektora publicznego od 1 stycznia 2026 roku, a u prywatnych od 1 maja 2026 roku. Zmiana stażu następuje od momentu przedłożenia pracodawcy dokumentów – nie wstecz. jeżeli zostaniesz zwolniony lub przejdziesz na emeryturę zanim złożysz dokumenty, pracodawca nie ma podstaw, by zastosować wyższy próg odprawy z urzędu.
