Polska ma nowe prawo, które wielu pracowników może wpędzić w poważne kłopoty. Od 1 stycznia 2026 roku pracodawcy zyskali możliwość weryfikacji autentyczności papierowych dyplomów ukończenia studiów – i to cofając się choćby pół wieku wstecz. Koszt jednego sprawdzenia? Niecałe 50 złotych. To mniej niż lunch w centrum Warszawy, a może kosztować kogoś pracę, reputację, a choćby wolność.
Fot. Shutterstock
RODO blokowało pracodawców przez lata
Przez długi czas firmy były w tej kwestii praktycznie bezsilne. Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pracodawcy nie mieli uprawnień, by samodzielnie kontaktować się z uczelniami i potwierdzać dane z dyplomów – takie działanie kwalifikowało się jako naruszenie przepisów o ochronie danych. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu opublikowanym w Rządowym Centrum Legislacji, „praktyka wskazuje, iż pracodawcy nie mogą zweryfikować bezpośrednio w uczelni, czy dane zawarte w dyplomie ukończenia studiów przedłożonym przez pracownika lub kandydata do pracy są prawdziwe”. Co gorsza, choćby uzyskanie zgody kandydata na taką weryfikację było problematyczne – w świetle RODO taka zgoda nie byłaby uznana za dobrowolną, bo osoba ubiegająca się o pracę jest w zależności od potencjalnego pracodawcy.
Na zmianę przepisów od dawna naciskały środowiska pracodawców oraz społeczna inicjatywa SprawdzaMY, wskazująca na skalę nadużyć w polskich CV. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt nowelizacji ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce w ramach pakietu deregulacyjnego. Przepisy weszły w życie wraz z początkiem 2026 roku.
299 tysięcy dyplomów rocznie – a przez 50 lat?
Skala zjawiska jest ogromna. Według danych ze Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, średnio rocznie w Polsce wydawanych jest 299 236 dyplomów ukończenia studiów. Pomnóżmy to przez pięć dekad – wychodzi potencjalnie kilkanaście milionów dokumentów, które od dzisiaj mogą podlegać weryfikacji. Nowe przepisy obejmują bowiem dyplomy papierowe wydawane od lat 70. ubiegłego wieku, co oznacza, iż osoba, która sfałszowała dyplom trzy dekady temu i przez całe zawodowe życie pracowała spokojnie na tej podstawie, dziś może zostać zdemaskowana.
To prawdziwa rewolucja w podejściu do weryfikacji kwalifikacji. Do tej pory wielu pracodawców opierało się wyłącznie na oświadczeniu kandydata lub fizycznym obejrzeniu dokumentu – bez możliwości potwierdzenia jego autentyczności u źródła.
Mechanizm: najpierw hologram, potem uczelnia
Pracodawca nie może jednak sprawdzać dyplomów „na wyczucie” ani masowo, dla zasady. Ustawa precyzyjnie określa warunki, które muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze, firma musi posiadać interes prawny – czyli wykształcenie musi być realnym wymogiem na danym stanowisku. Po drugie, muszą pojawić się uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Po trzecie – i to istotny niuans – pracodawca zobowiązany jest najpierw samodzielnie ocenić zabezpieczenia dokumentu, takie jak hologramy czy znaki wodne, zgodnie z przepisami o dokumentach publicznych. Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości można wystąpić do uczelni.
Sam wniosek składa się wyłącznie drogą elektroniczną – na adres do doręczeń elektronicznych uczelni wskazany w Biuletynie Informacji Publicznej. Musi zawierać imię, nazwisko i numer dyplomu posiadacza, dane identyfikacyjne firmy oraz szczegółowe wyjaśnienie, co wzbudziło podejrzenia. Brak któregokolwiek elementu oznacza odrzucenie wniosku.
Uczelnia potwierdza lub zaprzecza, czy dane na dyplomie są zgodne z jej dokumentacją – nie ocenia kandydata, nie ujawnia szczegółów przebiegu studiów, nie wydaje żadnej opinii. Tylko suche: tak lub nie.
47 złotych za weryfikację – i to rośnie automatycznie
Opłata za jedną weryfikację wynosi 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej to około 47 złotych. Co istotne, kwota będzie automatycznie rosła wraz z kolejnymi podwyżkami płacy minimalnej – pracodawcy nie muszą się o to martwić administracyjnie, ale z czasem koszt będzie wyższy.
Opłata ma spełniać dwojaką rolę: pokrywać koszty obsługi administracyjnej po stronie uczelni oraz zniechęcać do masowych, nieuzasadnionych zapytań. W praktyce jednak 47 złotych to kwota symboliczna dla każdej firmy, która poważnie traktuje rekrutację na stanowisko wymagające specjalistycznych kwalifikacji. Dla porównania – błędna decyzja rekrutacyjna może generować koszty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Uczelnie dostaną pół roku na przygotowanie – i milionowe zadanie
Termin 1 stycznia 2026 roku, jak wskazano w uzasadnieniu projektu, „pozwoli uczelniom na adekwatne dostosowanie organizacyjne do wykonywania nowego zadania: opracowanie, przyjęcie, wdrożenie odpowiednich procedur lub przegląd i dostosowanie obowiązujących procedur, wydanie stosownych upoważnień pracownikom”.
W praktyce największym wyzwaniem jest digitalizacja starych archiwów. Dyplomy wydawane kilkadziesiąt lat temu w wielu uczelniach leżą w papierowej formie w magazynach. Stworzenie systemu umożliwiającego szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu z 1978 roku to poważna inwestycja – zarówno finansowa, jak i organizacyjna. Uczelnie muszą też przeszkolić pracowników i zbudować dedykowane procedury obsługi zapytań od pracodawców.
Kto powinien spać niespokojnie
Nowe przepisy szczególnie uderzają w osoby zatrudnione na stanowiskach, gdzie wykształcenie jest formalnym wymogiem i ma bezpośrednie przełożenie na bezpieczeństwo lub jakość świadczonych usług. To przede wszystkim inżynierowie i kierownicy budów, lekarze, pielęgniarki, farmaceuci, nauczyciele, prawnicy, księgowi i audytorzy oraz pracownicy związani z bezpieczeństwem – BHP, ochrona przeciwpożarowa, bezpieczeństwo informacji.
Konsekwencje wykrycia fałszywego dyplomu mogą być druzgocące. Natychmiastowe zwolnienie z pracy to dopiero początek. Osoba posługująca się sfałszowanym dokumentem naraża się na odpowiedzialność karną – do 5 lat pozbawienia wolności. Pracodawca może też dochodzić sądownie zwrotu wynagrodzeń, premii i dodatków, które pracownik pobierał dzięki nieprawdziwemu wykształceniu. o ile zatrudnienie na fałszywych dokumentach doprowadziło do szkody – na przykład inżynier bez uprawnień błędnie zaprojektował konstrukcję – odpowiedzialność odszkodowawcza może sięgać kwot nieporównywalnie wyższych.
RODO nie znika – kary też mogą być gigantyczne
Nowe przepisy muszą być stosowane z poszanowaniem regulacji o ochronie danych osobowych. Informacje pozyskane w ramach weryfikacji wolno wykorzystywać wyłącznie do celu, dla którego zostały pozyskane – czyli potwierdzenia autentyczności dyplomu w konkretnym procesie rekrutacyjnym lub kontroli zatrudnionego pracownika. Udostępnianie danych osobom trzecim, przechowywanie dłużej niż to konieczne czy użycie do innych celów może skutkować karami finansowymi przewidzianymi w RODO – do 4% rocznego obrotu firmy lub 20 milionów euro, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Działy HR muszą więc nie tylko wdrożyć nową procedurę, ale też zadbać, by cały proces był dokumentowany i ściśle ograniczony do przewidzianego zakresu.
Dla uczciwych kandydatów to dobra wiadomość
Osoby, które rzeczywiście ukończyły studia, nie mają czego się obawiać. Weryfikacja potwierdzi prawdziwość ich dokumentów i wzmocni ich pozycję wobec nieuczciwych konkurentów. Przez lata osoby z fałszywymi dyplomami podbierały stanowiska – i wynagrodzenia – ludziom z realnym wykształceniem. Nowe narzędzie ma to zmienić.
Procesy rekrutacyjne mogą nieznacznie się wydłużyć o czas oczekiwania na odpowiedź uczelni, ale większa pewność co do kwalifikacji kandydatów to korzyść dla obu stron – i firm, i pracowników, którzy nie muszą się bać nieuczciwej konkurencji.
Co warto zrobić, zanim pracodawca zapyta
Jeśli ukończyłeś studia kilkanaście lub kilkadziesiąt lat temu, warto zawczasu skontaktować się z uczelnią i sprawdzić, czy twoje dane są kompletne i aktualne w jej systemach. W przypadku starszych dyplomów papierowych zdarza się, iż archiwa wymagają uzupełnienia lub korekty błędów formalnych – lepiej to zrobić teraz, niż tłumaczyć się pracodawcy z rozbieżności, które nie wynikają z żadnego fałszerstwa, a jedynie z nieaktualnych danych w uczelnianej dokumentacji.
Pracodawcy, zwłaszcza na stanowiskach wymagających specjalistycznych kwalifikacji, powinni opracować wewnętrzne procedury określające, kiedy i w jaki sposób weryfikacja dyplomu wchodzi w grę – wraz z dokumentacją uzasadniającą podjęcie decyzji. To ważne zarówno pod kątem skuteczności samej weryfikacji, jak i zgodności z RODO.
Kandydaci do pracy powinni upewnić się, iż dyplom jest w dobrym stanie i zawiera wszystkie wymagane elementy zabezpieczające. Zniszczony lub nieczytelny hologram może być pretekstem do wszczęcia procedury weryfikacyjnej – i choć uczciwa osoba nie ma się czego bać, przedłuży to proces rekrutacji.
