Zgoda rodziców na imiona dzieci w filmie – RODO w przedszkolu

Tylko imiona i nazwa grupy – bez zdjęć dzieci

Mikołaj i gwiazdka, która czekała na Was — wariant „Grupa lub klasa”

Do tego filmu podajesz wyłącznie imiona do 30 dzieci, nazwę grupy i imiona 1–3 opiekunów. Mikołaj otwiera księgę, czyta imiona po kolei, a dzieci machają, gdy usłyszą swoje. Wariant grupowy powstaje bez zdjęć dzieci i bez własnego tekstu, więc zakres danych, o który pytasz rodziców, jest krótki i łatwy do wyjaśnienia.

Film do pobrania zamówienia do 3 grudnia przed Mikołajkami

Zobacz film dla grupy na Poczcie Mikołajowej →

Czy samo imię dziecka to dane osobowe

RODO, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, definiuje dane osobowe w art. 4 pkt 1 jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Liczy się więc nie to, czy podajesz nazwisko, ale czy na podstawie przekazanych informacji da się ustalić, o kogo chodzi.

Samo imię „Zosia” kilka mówi. Lista imion połączona z nazwą grupy, nazwą przedszkola i imionami wychowawczyń pozwala już wskazać konkretne dzieci. Poradnik „Wizerunek dziecka w internecie. Publikować czy nie?”, wydany w 2024 roku przez Fundację Orange we współpracy z Urzędem Ochrony Danych Osobowych, zwraca uwagę, iż imię zestawione z placówką i grupą pozwala osobom postronnym złożyć informacje o dziecku w całość.

Bezpieczne założenie dla nauczycielki brzmi więc: lista imion Twojej grupy to dane osobowe. Zdjęcie dziecka i opis jego zachowania – tym bardziej.

O jaki film chodzi? Zobacz krótki zwiastun: Mikołaj wita grupę po nazwie i czyta imiona dzieci z księgi.

Kiedy potrzebna jest zgoda rodziców na imiona dzieci w filmie

Poradnik „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”, przygotowany w 2018 roku przez UODO i Ministerstwo Edukacji Narodowej, wyjaśnia, iż placówki przetwarzają dane najczęściej na podstawie przepisów prawa i wtedy zgody nie potrzebują. O zgodę pytają dopiero tam, gdzie innej podstawy brak.

Prowadzenie dziennika czy wywieszenie podpisanych prac to codzienna praca przedszkola. Zamówienie filmu z imionami u zewnętrznej firmy nie wynika z żadnego przepisu – to dodatkowa atrakcja. Dlatego właśnie tutaj zgoda rodziców jest rozwiązaniem najprostszym i najłatwiejszym do obrony.

Ostatni wiersz tabeli to wniosek, a nie cytat z urzędowego dokumentu. Poradniki UODO nie opisują wprost filmów z imionami. jeżeli Twoja placówka ma inspektora ochrony danych, zapytaj go o zdanie przed zamówieniem – to jego zadanie i zwykle odpowiada w ciągu kilku dni.

Kto zamawia film i kto zbiera zgody

Odpowiedzialność zależy od tego, kto faktycznie przekazuje dane. Według poradnika UODO i MEN administratorem danych jest co do zasady placówka, a za zgodne z prawem przetwarzanie odpowiada dyrektor, który ją reprezentuje. Nauczycielka działa z jego upoważnienia.

Niezależnie od wariantu przeczytaj regulamin i politykę prywatności sklepu przed złożeniem zamówienia. Zanotuj, kto jest tam wskazany jako administrator, do czego dane są używane i jak długo są przechowywane. Te informacje przekażesz rodzicom.

O tym, jak działa rada i co może opłacić, przeczytasz w tekstach rada rodziców w przedszkolu oraz co może finansować rada rodziców.

Zakres danych w dwóch wariantach filmu – porównanie

RODO wymaga, by danych było tyle, ile potrzeba do celu (art. 5 ust. 1 lit. c – zasada minimalizacji). W praktyce: im mniej informacji o dzieciach przekazujesz, tym krótsza zgoda i mniej wątpliwości rodziców. Dwa filmy dla grup różnią się pod tym względem wyraźnie.

Wariant grupowy jest pod względem danych najskromniejszy i dlatego najłatwiej uzyskać na niego komplet zgód. Wersja z opisem każdego dziecka daje więcej wzruszeń, ale wymaga od Ciebie większej staranności. Obraz i głosy obu filmów powstają z pomocą sztucznej inteligencji – warto wspomnieć o tym rodzicom w jednym zdaniu.

Gdy masz zgody i chcesz powiedzieć więcej

Mikołaj i gwiazdka dla klasy — z opisem każdego dziecka

W księdze Mikołaja każde dziecko ma własną stronę. Mikołaj zwraca się do niego po imieniu i mówi to, co wybierzesz: co lubi robić, za co je chwalisz, co o nim wie. Zdjęcie jest dodatkiem, z którego możesz zrezygnować dla całej grupy.

Film do pobrania Full HD, ok. 15–20 minut, gotowy do 48 godzin

Zobacz film z opisem dzieci na Poczcie Mikołajowej →

Trzy zasady przy pisaniu opisów: żadnych informacji o zdrowiu, sytuacji rodzinnej ani trudnościach, o których nie powinna usłyszeć cała grupa; wyłącznie to, co widzisz w sali; sugestie tylko w formie zachęty.

Co powinna zawierać zgoda – elementy i przykład

Art. 4 pkt 11 RODO opisuje zgodę jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli. Poradnik UODO i MEN dodaje, iż zgoda nie może być ogólna – ma precyzyjnie określać, jakie dane i w jakim celu będą przetwarzane. Zgoda „na wszystkie wydarzenia w roku szkolnym” tego warunku nie spełnia.

„Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.”

— art. 7 ust. 3 RODO

Przykładowa treść do dostosowania razem z dyrektorem lub inspektorem ochrony danych:

„Wyrażam zgodę na przekazanie imienia mojego dziecka [imię] firmie [nazwa usługodawcy] w celu przygotowania filmu mikołajkowego dla grupy [nazwa], który zostanie pokazany dzieciom w sali przedszkolnej w dniu [data]. Wiem, iż zgodę mogę wycofać w każdej chwili, pisząc do [kontakt]; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych wcześniej. TAK / NIE. Data i podpis rodzica.”

Do zgody dołącz krótką informację z art. 13 RODO: kto jest administratorem, jak się z nim skontaktować, jaki jest cel i podstawa przetwarzania, kto otrzyma dane, jak długo będą przechowywane i jakie prawa ma rodzic. Większość placówek ma gotową klauzulę – wystarczy ją uzupełnić.

Zgodę najwygodniej zebrać razem z informacją o uroczystości. Gotowy tekst znajdziesz we wpisie ogłoszenie dla rodziców o mikołajkach – wzór. Podpisane kartki albo potwierdzenia z dziennika elektronicznego przechowuj tam, gdzie pozostałe zgody – placówka musi umieć wykazać, iż je otrzymała (art. 7 ust. 1 RODO).

Co zrobić, gdy rodzic odmówi lub wycofa zgodę

Zgoda jest dobrowolna, więc odmowa nie wymaga uzasadnienia i nie może pociągać za sobą żadnych konsekwencji dla dziecka. Nie przekonuj rodzica na korytarzu przy innych. Możesz natomiast spokojnie wyjaśnić zakres: samo imię, bez nazwiska i zdjęcia, film oglądany wyłącznie w sali.

• Odmowa przed zamówieniem: nie podajesz imienia tego dziecka. Zastanów się jednak, jak poczuje się przedszkolak, którego Mikołaj jako jedynego nie wymieni. jeżeli nie znajdziesz dobrego rozwiązania, wybierz inną formę spotkania z Mikołajem dla całej grupy.
• Brak odpowiedzi: milczenie nie jest zgodą. Przypomnij raz, podając termin, po którym składasz zamówienie.
• Wycofanie zgody przed zamówieniem: usuwasz imię z listy – bez pytań.
• Wycofanie zgody po przygotowaniu filmu: art. 7 ust. 3 RODO stanowi, iż wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiono wcześniej. Nie przekazujesz już jednak danych dalej, ustalasz z dyrektorem, czy film będzie pokazany, i prosisz usługodawcę o informację, co dzieje się z danymi.

Dlatego w ogłoszeniu podaj wyraźną datę: „Zgody zbieramy do 27 listopada, zamówienie składamy 30 listopada”. Rodzic wie wtedy, do kiedy zmiana zdania niczego nie komplikuje.

Sprawy składek i list wpłat, które też zawierają dane rodziców, omawia tekst jak zorganizować zbiórkę na prezenty klasowe.

Pokaz filmu, nagrywanie reakcji i udostępnianie

Zgoda na przygotowanie filmu nie obejmuje automatycznie tego, co dzieje się z nim później. Każde kolejne użycie to osobny cel.

• Pokaz w sali: mieści się w celu opisanym w zgodzie. Plik przechowuj na służbowym nośniku, nie na prywatnym telefonie.
• Nagrywanie reakcji dzieci: to już utrwalanie wizerunku. Art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, a poradnik UODO i MEN potwierdza, iż publikacja zdjęć dzieci na stronie placówki wymaga zgody rodziców.
• Wysłanie filmu rodzicom: film zawiera imiona wszystkich dzieci, więc potrzebujesz zgody obejmującej także ten cel. Poradnik Fundacji Orange i UODO z 2024 roku podpowiada, by materiały z życia grupy pokazywać w zamkniętej grupie rodziców, a nie publicznie.
• Publikacja w mediach społecznościowych placówki: najlepiej z niej zrezygnować. Film z listą imion i nazwą grupy nie jest materiałem promocyjnym.
• Po uroczystości: ustal z dyrektorem, kiedy plik zostanie usunięty, i wpisz ten termin do informacji dla rodziców.

Organizację samego pokazu – sprzęt, ustawienie sali, próbę dźwięku – opisuje tekst seans filmowy w przedszkolu – organizacja, a cały plan dnia znajdziesz w scenariuszu mikołajek w przedszkolu.

Co polecić rodzicom

Rodzice, którym spodoba się pomysł filmu, często chcą zamówić coś także do domu. Wtedy sami podają dane własnego dziecka i sami decydują o ich zakresie – przedszkole w tym nie pośredniczy. Możesz podsunąć im listę możliwości.

Rodzicom, którzy pytają, jak wytłumaczyć dziecku, iż Mikołaj zna jego imię, przyda się tekst skąd Mikołaj wie.

Najczęstsze pytania